İşletmeler müşteri başvurusu, servis kaydı, saha kontrolü, izin, kalite ve değerlendirme işlemleri için çok sayıda form kullanabilir. Form takip programı, formların dijital olarak hazırlanmasını, doldurulmasını ve sonuçlarının merkezi sistemde izlenmesini sağlar.

Kâğıt veya farklı dosyalarla yürütülen süreçlerde formun kimde olduğu, ne zaman doldurulduğu ve onaylanıp onaylanmadığı kolayca takip edilemeyebilir. Dijital sistem sayesinde her form işlem geçmişiyle birlikte kayıt altında tutulabilir.

Form Takip Programı Nedir?

Form takip programı, işletmeye özel dijital formların oluşturulduğu ve gönderilen cevapların yönetildiği yazılımdır. Metin, sayı, tarih, seçim kutusu, dosya, fotoğraf ve imza gibi farklı alan türleri kullanılabilir.

Formlar personel, müşteri, tedarikçi veya saha ekibi tarafından doldurulabilir. Her form için kullanıcı yetkisi, zorunlu alanlar, onay adımları ve bildirim kuralları belirlenebilir.

Sistem web tabanlı hazırlandığında kullanıcılar telefon, tablet veya bilgisayardan işlem yapabilir. Böylece saha formları ofise dönmeden tamamlanabilir.

İşletmelere Sağladığı Avantajlar

Bir form takip programı, kâğıt formların kaybolması ve okunamayan el yazısı gibi sorunları azaltır. Kullanıcıların yalnızca gerekli alanları doldurması ve eksik bilgiyle kayıt göndermemesi sağlanabilir.

• İşletmeye özel dijital formlar oluşturur.
• Zorunlu alanlarla eksik kayıtları azaltır.
• Formları ilgili kullanıcı veya departmana yönlendirir.
• Dosya, fotoğraf ve açıklama eklenmesini sağlar.
• Onay ve değerlendirme süreçlerini kayıt altında tutar.
• Form sonuçlarını filtreleyerek raporlar.

Dijital formlarda tarih, kullanıcı ve kayıt numarası otomatik oluşturulabilir. Böylece işlemin ne zaman ve kim tarafından yapıldığı daha kolay doğrulanabilir.

Hangi Formlar Dijitalleştirilebilir?

Form takip programı farklı departmanlarda kullanılan formları ortak altyapıda yönetebilir. Her formun alanları ve işlem süreci ayrı biçimde hazırlanabilir.

Personel formları personel takip programı, müşteri kayıtları müşteri takip programı ile ilişkilendirilebilir. İşletmeye özgü bütün formlar web panel yazılımı üzerinden yönetilebilir.

Form Oluşturma ve Alan Yönetimi

Bir form takip programı içerisinde yetkili kullanıcılar sürükle-bırak veya yönetim ekranı aracılığıyla form hazırlayabilir. Alan adı, açıklama, zorunluluk ve doğrulama kuralları belirlenebilir.

Telefon, e-posta, tarih ve sayısal alanlar için uygun veri kontrolü uygulanabilir. Kullanıcının hatalı biçimde bilgi girmesi durumunda anlaşılır bir uyarı gösterilmelidir.

Formlar gereksiz derecede uzun tutulmamalıdır. Kullanıcıdan yalnızca işlemin tamamlanması için gerekli bilgiler istenmeli ve ilgili olmayan alanlar koşullara göre gizlenebilmelidir.

Onay Süreçleri Nasıl Çalışır?

Form takip programı, gönderilen kaydı otomatik olarak ilgili yönetici veya departmana yönlendirebilir. Form yeni, incelemede, onaylandı, reddedildi veya düzeltme bekliyor gibi durumlarla izlenebilir.

Belirli tutarın üzerindeki talepler üst yönetici onayına gönderilebilir. Eksik veya hatalı kayıtlar açıklamayla kullanıcıya iade edilebilir. Bütün onay ve ret işlemleri tarih ve kullanıcı bilgisiyle saklanabilir.

Onay tamamlandığında sonraki işlem otomatik başlatılabilir. Örneğin onaylanan satın alma talebi ilgili departmana görev olarak gönderilebilir veya onaylanan izin personel takvimine işlenebilir.

Veri Güvenliği ve Yetkilendirme

Bir form takip programı müşteri, personel veya başvuru bilgileri içeriyorsa her kullanıcının bütün kayıtları görmesi uygun değildir. Erişim yetkileri form türüne, departmana ve kullanıcı rolüne göre sınırlandırılmalıdır.

Kişisel verilerin korunması için uygun teknik ve idari önlemlerin değerlendirilmesi gerekir. KVKK veri güvenliği yükümlülükleri bu konuda güvenilir bir resmî başvuru kaynağıdır.

Gereğinden fazla veri toplanmamalı, kayıt saklama süreleri belirlenmeli ve artık ihtiyaç duyulmayan bilgiler işletmenin hukuki yükümlülüklerine uygun biçimde yönetilmelidir.

Raporlama ve Form Arama

Form takip programı, kayıtların form türü, tarih, kullanıcı, durum veya departmana göre aranmasını sağlar. Yüzlerce form arasında ihtiyaç duyulan kayda kısa sürede ulaşılabilir.

Form sonuçları tablo veya grafiklerle raporlanabilir. Onay bekleyen kayıt sayısı, ortalama sonuçlanma süresi ve yoğunluk oluşan form türleri incelenebilir.

Yetkili kullanıcılar gerekli raporları Excel veya PDF biçiminde dışa aktarabilir. Hassas verilerin indirilmesi ve paylaşılması için ayrıca kullanıcı yetkisi uygulanmalıdır.

HD Bilgisayar ile Dijital Form Yönetimi

HD Bilgisayar Yazılım Sistemleri, işletmenizin mevcut kâğıt ve dijital formlarını inceleyerek özel form takip programı geliştirir. Form oluşturma, mobil kullanım, onay, dosya yükleme ve raporlama özellikleri hazırlanabilir.

Formlar müşteri, personel, servis, görev veya proje kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir. Böylece toplanan bilgiler bağımsız dosyalarda kalmadan işletmenin diğer süreçlerinde kullanılabilir.

Form süreçlerini dijitalleştirmek, onayları hızlandırmak ve işletmenize özel form takip programı hazırlatmak için HD Bilgisayar Yazılım Sistemleri ile iletişime geçebilirsiniz.